Aktionsplan oder Growthplan, wie auch immer Du es nennen magst, er hilft Dir Deine übergeordnete Ecommerce Strategie und Social Media Strategie durch Umsetzung konkreter, priorisierter Maßnahmen zu erreichen. Dieser Artikel gibt Dir Anhaltspunkte, wie ein Growth Plan strukturiert sein kann, wie Du den ersten Workshop damit angehst und wie Du Deine Maßnahmen erfolgreich verfolgst.
Wir unterscheiden in diesem Zusammenhang zwei Phasen:
1. Vorbereitung
Noch bevor wir Ziele und Maßnahmen definieren können, heißt es selbstkritisch das eigene Unternehmen zu hinterfragen, den Markt zu analysieren, die Beteiligten für den Planungsprozess zu finden und mit ausreichend Informationen zu versorgen.
1.1 Reflexion – SWOT-Analyse
Die SWOT Analyse ist ein Werkzeug, um Dir zu zeigen, wie Dein Unternehmen dasteht und in welche Richtung es sich weiterentwickeln kann. Sie umfasst den Blick nach innen und auf Dein Unternehmensumfeld. SWOT steht dabei für Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats; auf Deutsch Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken.
In die SWOT-Analyse sollten folgende Informationen einfließen:
- Ist-Zahlen: Werte aus der Vergangenheit – nicht nur aus dem letzten Bericht – zeigen Dir was Du schon erreicht hast. Oft vergessen wir, welche Herausforderungen schon gemeistert wurden und wo unsere Stärken liegen.
- Benchmarks: Sieh Dir an was Du im Vergleich zu anderen Marktteilnehmern leistest. Versuche hier nicht nur die Endergebnisse zu beurteilen, sondern brich die Analyse bis auf einzelne KPIs herunter. Dadurch kannst Du Stärken und Schwächen in einzelnen Prozessen identifizieren und gezielt die nächsten Maßnahmen setzen und priorisieren.
- Marktanalyse: Was gibt der Markt generell her und wo geht die Reise hin. Identifiziere Trends und schätze ab, ob diese sich durchsetzen werden. Die Ergebnisse zeigen Dir Chancen und Risken auf.
- Mitarbeiter/Partner: Beziehe jene Personen mit ein, die täglich mit den bestehenden Prozessen arbeiten. Diese können Dir am besten sagen, was gut läuft bzw. was ineffizient ist. Von Geschäftspartnern erfährst Du unter Umständen, wie andere Unternehmen arbeiten.
Du wirst sehen, dass Dir das Ergebnis hilfreich bei der Definition von Ecommerce Zielen, Maßnahmen und deren Monitoring ist.
1.2 Growth Plan Dokument
Bevor ein Team am Growth Plan arbeiten kann, ist es ratsam ein solches Dokument zu erstellen und mit den Unternehmenszielen zu befüllen. Mach Dir hierfür zuerst einmal eine Liste in der Du Deine Unternehmensziele einträgst. Es bleibt Dir überlassen, ob Du diese auf mehrere Ebenen in Subziele unterteilt darstellst. Wichtig ist nur, dass Deine Ecommerce oder Social Media Maßnahmen auf diese Ziele sinnvoll referenzieren. Damit stellst Du sicher, dass Du immer zu den Zielen und der Unternehmensstrategie beiträgst.
Um Dir den Aufbau und die Abläufe im Zusammenhang mit dem Growth Plan Dokument besser verständlich zu machen, werden wir unsere Standardvorlage heranziehen und diese beispielhaft ausfüllen. Gerne kannst Du Dir diese für Deinen persönlichen Vorhaben herunterladen und verwenden. Solltest Du Fragen haben kannst Du uns jederzeit kontaktieren.
In unserer Vorlage findest Du im Tabellenblatt „Unternehmensziele“ die dafür notwendigen Spalten. In die Spalte Datum trägst Du ein wann Du dieses Ziel hinzugefügt hast. Die Gliederungsnummerierung nimmst Du in unter Nummer vor. Zuletzt fügst Du auch noch die Bezeichnung des Ziels bei Titel ein. Daran anschließend wird automatisch die Verlinkung des Ziels für das Tabellenblatt „Growth Plan – Aktionsplan“ aus der Nummer und dem Titel erzeugt und im Tabellenblatt Growth Plan – Aktionsplan für die Auswahl in der Spalte Unternehmensziel freigegeben.
1.3 Beteiligte Personen identifizieren und informieren
Abhängig von der Unternehmensgröße solltest Du weitere Personen in den Growth Plan Prozess einbinden. Schlussendlich sind sie es auch, die Deine Zielvorgaben vor anderen Mitarbeitern vertreten und oft besser einschätzen können, wie realistisch ein Ziel ist. Gerade in innovativen und agilen Teams steht Interdisziplinarität im Mittelpunkt, um kreative Ansätze zu erhalten.
Beziehst Du weitere Personen ein, ist es unerlässlich, dass Du ihnen Zeit und Unterlagen zur Vorbereitung für das ersten Meeting gibst. Denn jeder im Raum ist gefordert seine Sichtweise darzustellen und aktiv mitzuarbeiten. Das gleiche gilt für Einzelunternehmerinnen oder Einzelunternehmer, die auf externe Beratung zurückgreifen. Wir empfehlen zu Beginn nochmals folgende Informationen als Vorbereitung zu verteilen:
- Mission und Vision Deines Unternehmens: Einzelne Maßnahmen sind diesen unterzuordnen, um nicht das große Ganze aus den Augen zu verlieren und um weiterhin die langfristige Strategie Deines Unternehmens zu verfolgen.
- Unternehmensziele: Der Growth Plan muss sich auch in die übergeordneten Ziele eingliedern. Oftmals ist Ecommerce nur eine Vertriebsform und Social Media nur ein Marketingkanal in Deinem Unternehmen.
- Growth Plan Dokument: Dies wird Dein zentrales Steuerungselement vom ersten Workshop bis hin zum wöchentlichen Sprintmeeting.
1.4 Ideensammlung für ersten Workshop
Auf Basis der Vorabinformation tragt jedes eingebundene Teammitlied seine Ideen in Dein Growth Plan Dokument ein. Dies kann einerseits durch die zentrale Ablage eines geteilten Dokumentes erfolgen. Oder Du konsolidierst die Rückmeldungen von jedem einzelnen. Dadurch stellst Du sicher, dass Informationen von allen berücksichtigt werden und aktiv mitarbeitet. Jede Ideeneintrag umfasst zu Beginn folgende Punkte:
- Idee
- Unternehmensziel
- Verantwortlichkeit
- Messung
Ideen
Eine Idee umfasst immer eine Kurzbeschreibung, mit Ist-Situation und Verbesserungsvorschlag sowie das zu erwartende Ergebnis. Letzteres formulierst Du am besten in einer Hypothese. Generell sind Kurzbeschreibung und Hypothese nach den S.M.A.R.T. Methodik einzutragen.
- spezifisch (specific)
- messbar (measurable)
- erreichbar (attainable)
- relevant (relevant)
- zeitgebunden (time-bound)
Zuletzt sieht der Growth Plan für einzelne Ideen die Beschreibung eines Testszenarios vor. Dabei hältst Du fest wie Deine Hypothese überprüft werden soll. Also welche Tools Du verwenden willst, wie der Umsetzungsprozess und die Auswertung aussehen soll.
Wenn Du unsere Vorlage verwendest findest Du diese Schritte in den Spalten C bis E im Tabellenblatt Growth Plan – Aktionsplan.
Unternehmensziel
Nun kommen wir wieder auf die zuvor besprochenen Unternehmensziele zurück. Jede Deiner Ideen wird einem Ziel oder zumindest einem Subziel verknüpft. Damit kannst Du Abhängigkeiten von Maßnahmen zur Erreichung sehr gut aufzeigen.
In der Vorlage steht Dir dafür eine Dropdownliste zur Verfügung, die alle Einträge aus den Unternehmenszielen aufzeigt und aus der Du ein Ziel auswählen kannst.
Verantwortlichkeit
Ein Ideengeber tragt erstmals seinen Namen als verantwortliche Person ein.
In der Vorlage ist ein Eintrag in Spalte G zu machen.
Messung
Bei der Formulierung von Zielen haben wir bereits festgehalten, dass bei Aktionsplänen die Messbarkeit im Vordergrund steht. Schreib daher für jede Maßnahme nieder, welche Kennzahl (KPI) gemessen wird. Daneben trägst Du den aktuellen IST-Wert und den in Deiner Hypothese aufgestellten SOLL-Wert ein.
Diese Angaben findest Du in unserer Vorlage in den Spalten H bis K.
2. Team Arbeit
Von jetzt an wird interdisziplinär und zusammen an Wachstum und Innovation gearbeitet. Wenn alle Maßnahmen konsolidiert in einer Liste zusammengefasst sind, geht es in die gruppendynamische Phase.
Der erste Workshop ist üblicherweise umfangreicher. Er dient zur Festlegung von Meeting-, Kommunikations- und Arbeitsregeln. Ebenso stellen die Ideengeber ihre Ideen vor. Diese diskutiert die Gruppe und bewertet sie. In den folgenden Meetings (=Sprintmeetings) werden aktuelle Informationen zu bestehenden Maßnahmen gegeben, neue Priorisierungen getroffen und neue Ideen vorgestellt. Die einzelnen Arbeitsschritte werden folgend erklärt.
2.1 Priorisierung der Maßnahmen
Jede einzelne Zeile des Growth Plans wird gemeinsam bewertet. Der Mehrwert der Teilnahme von mehreren Personen aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen liegt auf der Hand: Du erhältst in der Diskussion sofort Rückmeldung was funktioniert, wo die Herausforderungen liegen, welche Auswirkungen und welche Aufwände hinter jeder Maßnahme stecken. Zugleich lernen alle Teilnehmer die anderen Unternehmensbereiche besser zu verstehen und sind im Bilde was, wann und von wem es umgesetzt wird. Ziel ist es, dass die Gruppe eine gemeinsame Bewertung für jede Idee erarbeitet.
Es gibt unterschiedliche Bewertungsmethoden. In unserer Vorlage haben wir uns für das RICE-Modell entschieden. Dabei werden
- Reichweite (Reach),
- Auswirkung (Impact),
- Erfolgswahrscheinlichkeit (Confidenc)
- Aufwand (Effort)
mathematisch zu RICE = (R x I x C) / E miteinander verbunden. Je höher der Ergebniswert ist, desto höher ist die Priorität der Umsetzung für die Maßnahme. Für alle vier Werte haben wir einen Bereich von 1 (=gering) bis 10 (=groß) angesetzt. Damit können sich Prioritäten von 1 (geringste) bis 1000 (höchste) ergeben.
2.2 umsetzungsverantwortung festlegen
Bis zu diesem Zeitpunkt ist eine neue Idee an den Ideengeber gebunden. Nach der Bewertung aller Ideeneinträge (im Initialworkshop/Sprintmeeting) entschieden, wer die Verantwortung für die Umsetzung übernimmt. Beispielsweise kann jemand aus der Rechtsabteilung eine großartige Idee haben, die in der Umsetzung bei der Marketing- oder IT-Abteilung besser aufgehoben ist. Wichtig ist nur , dass Du immer nur eine hauptverantwortliche Person pro Maßnahme hast. Diese steht für die Abarbeitung und die Abnahme gerade und ist Deine Ansprechperson bei den folgenden Sprintmeetings.
In der Vorlage ist der Eintrag in Spalte G zu aktualisieren.
Sobald die Prioritäten und Verantwortlichen feststehen, geht es an die technische und organisatorische Umsetzung.
2.3 Monitoring
Sobald eine Maßnahme umgesetzt ist, musst Du Deinen gewählten KPI in relevanten Zeitabständen messen und die Daten dokumentieren. Hier gilt es eventuelle Saisonalitäten (bspw. Jahreszeiten) oder Frequenzen (bspw. Wochenrhythmen) zu berücksichtigen.
Datensammeln ist das eine. Vergiss aber nicht, die involvierten Personen regelmäßig über den Stand der Dinge zu informieren und Änderungen zu besprechen. Nutze dafür die bereits erwähnten Sprintmeetings. Jeder Maßnahmenverantwortliche berichtet entweder über den aktuellen Status der Umsetzung oder in der Phase der Datensammlung über die Zwischenergebnisse. Etwaige Abweichungen von der ursprünglichen Annahme werden so zeitnah erfasst.
Wir gehen bei unseren Sprints im Wochentakt vor. Das heißt wir messen nach sieben, 14 und gegebenenfalls nach 21 Tagen. Die Werte, inklusive dem Startdatum, gibst Du in unserer Vorlage in den Spalten Q bis T ein.
2.4 Resümee ziehen
Am Ende des Beobachtungszeitraums einer umgesetzten Maßnahme gilt es Entscheidungen zu treffen. Im Ecommerce und bei Social Media kennen wir drei Ergebnisse:
- Erfolg – Der Test geht in den Regelbetrieb und wird unter Umständen weiter optimiert.
- Misserfolg – Das erwünschte Ergebnis wurde nicht erfüllt. Die Maßnahme wird verworfen.
- Datenmangel – Das Ergebnis ist nicht aussagekräftig. Am Testszenario muss gearbeitet werden.
In allen drei Fällen heißt es wieder: kommunizieren und handeln. Vergiss dabei nicht das gemeinsame Anerkennen und Feiern von den erbrachten Leistungen!
Eine wichtige Anmerkung zum Schluss: Der Growth Plan ist ein lebendiges Dokument. Das soll heißen, bei jedem Sprint können neue Ideen ergänzt werden. Diese sind Folgen aus abgeschlossenen Tests oder komplett neue Ideen. Im Idealfall wird das Sprintmeeting zum Innovationsmeetings.